Horeca : Het geregistreerde kassasysteem (GKS) en de bewaring van documenten.

Diverse horecazaken werden onlangs geconfronteerd met boetes wegens het niet naleven van de bewaringsplicht van alle boeken en stukken. Een opfrissing !

Krachtens artikel 60, 4 van het Btw-Wetboek, dienen alle boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid bewaard te worden gedurende 7 jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat de andere stukken betreft.

Hierdoor worden onder andere beoogd:
– de Fiscale Data Module en de erin opgeslagen gegevens;
– de VAT Signing Card;
– de in de kassa opgeslagen gegevens waaronder het elektronisch journaal, de dagelijkse financile en gebruikersrapporten, de gedetailleerde bestellingen onder tafelbeheer, boekingen op klantenrekeningen,.

Maar ook:

– papieren boekjes en opnamebriefjes door kelners gebruikt om bestellingen te noteren;
– boek met reserveringen, bestellingen, voorschotbetalingen,

Het niet kunnen voorleggen van die documenten kan leiden tot boetes en het feit dat het op grond van artikel 3 van het koninklijk besluit nr. 44 de eerste overtreding betreft, wordt deze boete vastgesteld op 1.000,00 euro.

 

Uitzondering :
In het geval de belastingplichtige op zijn geregistreerd kassasysteem gebruik maakt van de functionaliteit tafelbeheer wordt elke bestelling gedetailleerd bewaard in het elektronisch journaal van zijn geregistreerd kassasysteem en wordt een samenvatting (waaronder de maatstaf van heffing per tarief) versleuteld en bewaard op de Fiscale Data Module. Naargelang de wens van de uitbater, kan deze bestelling ook doorgezonden worden en afgedrukt als bar- of keukenticket. Dit papieren ticket bevat vaak geen prijs of andere btw-gegevens. Btw-technisch kan aanvaard worden dat de digitale bewaring van de bestelling in het elektronisch journaal en de samenvatting in de Fiscale Data Module volstaan. Het papieren bar- of keukenticket hoeft onder deze voorwaarden dus niet bewaard te worden.

Let op !
In het geval de uitbater evenwel GEEN gebruik maakt van voormelde functionaliteit, dan wordt de bestelling eerst op briefjes, kaartjes, bonnetjes, genoteerd en doorgegeven aan de keuken en/of bar. De registratie in het geregistreerde kassasysteem gebeurt dan pas op het ogenblik dat de klant de rekening vraagt. In dit geval kan er geen twijfel over bestaan dat deze briefjes, kaartjes, bonnetjes, wel degelijk onder de bewaringsplicht van artikel 60, 4, van het Btw-Wetboek vallen, en bovendien als verantwoording dienen voor de registratie in het geregistreerde kassasysteem.

facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail