Overzicht van de eigen kosten van de werkgever – Wat kan onbelast aan werknemers worden toegekend?

Wanneer een werknemer of bedrijfsleider kosten maakt, is de terugbetaling van deze kosten niet altijd een loon. Soms gaat het immers om eigen kosten van de werkgever. De terugbetaling van deze kosten kan op twee manieren gebeuren: de terugbetaling van de werkelijke kosten enerzijds en de terugbetaling van de forfaitaire kosten anderzijds.

Fiscaal is er een regel die zegt dat forfaits aanvaardbaar zijn als ze op basis van ernstige normen berekend zijn. Hieronder geven we een overzicht van forfaits die werden vastgesteld op basis van diverse rulings en circulaires om een indicatie te geven van de aanvaardbare terugbetaalde kosten. Rulings zijn niet bindend. Om zekerheid te bekomen over toegepaste forfaitaire vergoedingen is het aangewezen om een ruling aan te vragen.

Algemeen

Eerst een aantal algemene regels bij het bepalen van de vergoeding aan eigen kosten van de werkgever:

  • De vergoeding moet functiegebonden zijn. Concreet variren de bedragen naargelang de personeelscategorie en/of de functie.
  • De vergoeding wordt evenredig verminderd in geval van deeltijdse arbeid of langdurige afwezigheid.
  • De werkgever moet nominatieve lijsten bijhouden van de genieters van de kostenvergoedingen.
  • Op de individuele fiches wordt de vermelding ja ernstige normen aangebracht.
  • De kosten mogen niet nog eens terugbetaald worden op basis van bewijsstukken. Indien de genieter zijn werkelijke beroepskosten bewijst in de eigen aangifte personenbelasting, dan moeten deze forfaits afgetrokken worden van de betreffende werkelijk bewezen kosten.

Kilometervergoeding

De vergoeding die een werkgever aan zijn werknemers toekent voor beroepsverplaatsingen (andere dan woon-werkverkeer) met de eigen auto, motorfiets of bromfiets is een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wanneer die niet meer bedraagt dan 0,3573euro per kilometer. Dit bedrag werd vastgelegd voor de periode van 1juli 2018 tot 30juni 2019.

Fietsvergoeding en bedrijfsfiets

Voor beroepsverplaatsingen met de fiets (stadsfiets, koersfiets, mountainbike, gewone elektrische fiets, speed pedelec) kan een vergoeding van 0,23euro per kilometer belastingvrij worden toegekend. Dit bedrag geldt voor aanslagjaren 2018 en 2019.

Een bedrijfsfiets is zowel voor de werkgever als werknemer een gunstige optie.

De terbeschikkingstelling door de werkgever van een bedrijfsfiets is niet belastbaar voor de werknemer, ook niet wanneer de werknemer de fiets, naast woon-werkverplaatsingen, ook voor privverplaatsingen gebruikt. Onderhoudskosten die door de werkgever worden betaald, vormen evenmin een belastbaar voordeel.

Enkel wanneer de bedrijfsfiets uitsluitend voor zuivere privverplaatsingen (dus geen woon-werkverkeer) wordt gebruikt, vormt de fiets een belastbaar voordeel.

De bedrijfsfiets is cumuleerbaar met de fietsvergoeding voor woon-werkverplaatsingen.

Kosten die de werkgever maakt voor de terbeschikkingstelling van de fiets genieten van een verhoogde aftrek van 120%. Daaronder vallen ook andere kosten die door de werkgever specifiek zijn gedaan of gedragen om het gebruik van de fiets door personeelsleden voor hun woon-werkverplaatsingen aan te moedigen:

  • aankoop/financile leasing fiets en toebehoren (met uitzondering van kledij),
  • onderhoud/herstelling fiets en toebehoren,
  • onroerend goed verwerven/bouwen/verbouwen dat bestemd is voor het stallen van fietsen tijdens de werkuren,
  • voorzien van kleedruimte voor fietsers, al dan niet met douches en
  • zonnepanelen-installatie en laadpunten voor elektrische fietsen.

De financieringskosten worden uitgesloten van de verhoogde aftrek. De fiets moet verplicht lineair worden afgeschreven over minimum drie jaar.

De vrijstelling en verhoogde kostenaftrek geldt ongeacht het type fiets, dus voor de stadsfiets, mountainbike, koersfiets, gewone elektrische fiets (tot 25km/u) en de speed pedelec (tot 45km/u),.

Autokosten

Voor autokosten zijn er een aantal gangbare forfaits op basis van rulings. Voor carwashkosten kan maandelijks een forfait van 15euro worden toegekend. Dit is eveneens het geval voor parkingkosten. Parkingkosten op de luchthaven of beurzen mogen naast het maandelijks forfait nog apart terugbetaald worden op basis van werkelijke bewijsstukken. Ook parkingtickets van meer dan 10euro mogen, mits voorlegging van bewijsstukken, ook nog worden terugbetaald. Deze forfaits kunnen, ongeacht het feit of men over een bedrijfswagen beschikt, worden toegekend.

Er kan voorzien worden in een maandelijkse vergoeding van 10euro voor diverse kleine autokosten met betrekking tot de bedrijfswagen.

Als de car policy voorziet in een verplichte stalling van de bedrijfswagen in een garage, dan kan een maandelijks forfait van maximaal 50euro aan stallingskosten worden toegekend.

In hoofde van de vennootschap moeten de fiscale aftrekbeperkingen wel toegepast worden alsof de vennootschap die kosten rechtstreeks gemaakt zou hebben. De bedragen van de autokosten kunnen dus ten name van de vennootschap niet volledig als beroepskosten worden aangemerkt.

Thuiswerk

Onder telewerk wordt verstaan het thuis tijdens de normale werkuren verrichten van werkzaamheden (die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd), op regelmatige en structurele basis. Met thuiswerk wordt dus niet bedoeld het thuis verrichten van werkzaamheden na de normale werkuren (bv.s avonds of tijdens het weekend). Het tijdelijk thuis werken in het kader van een bepaald project of bijvoorbeeld n vaste dag in de week thuis werken valt onder telewerk.

In de gangbare praktijk bedraagt de forfaitaire vergoeding 30 tot 125euro per maand en beoogt de kosten te dekken die verband houden met de inrichting en het gebruik van een kantoorruimte in de privwoning. Het betreft o.a. kosten met betrekking tot de accommodatie zoals verwarming, verlichting, onderhoud en elektriciteit, bureaukosten zoals bureaumateriaal en afschrijving meubilair.

Voor het gebruik van een eigen privcomputer (zowel desktop als laptop) kan een maandelijkse vergoeding van 20euro worden toekend, dit geldt tevens voor het gebruik van eigen internet in het kader van thuiswerk.

Bring Your Own Device

Aan werknemers die zelf mobiele IT-toestellen zoals laptops, smartphones en tablets kopen, kan een vergoeding worden toegekend wegens het gebruik van dit toestel voor werkdoeleinden.

De terugbetaling door de werkgever bedraagt maximaal 360euro per twee/drie jaar (afhankelijk van de intensiteit van het gebruik) voor een smartphone en per drie jaar voor een tablet. Bijgevolg wordt een forfait van 10 tot 15euro per maand gehanteerd. Voor een laptop wordt een forfait van 20euro per maand gehanteerd (zie reeds hierboven).

Binnenlandse dienstreizen

De fiscus aanvaardt dat wanneer de onkostenvergoeding in de privsector overeenstemt met de forfaitaire onkostenvergoeding voor federale ambtenaren zoals bepaald in het KB van 13juli 2017, de vergoeding gesteund is op ernstige normen.

De maandelijkse forfaitaire vergoeding dekt de andere kosten dan de eigenlijke verplaatsingskosten, namelijk de kosten van maaltijden en dranken wanneer de werknemer buiten de onderneming prestaties levert.

Dagelijkse forfaitaire vergoeding

Voor dienstreizen vanaf 1september 2017 kan een federale ambtenaar aanspraak maken op een forfaitaire dagvergoeding van 16,73euro (gendexeerd bedrag) als aan bepaalde voorwaarden voldaan is. Hiervoor verwijzen we naar het artikel Wijziging forfaitaire onkostenvergoeding federale ambtenaren: doorwerking naar de privsector inFiscale Wenken2017/35.

De dagvergoeding kan voor het werkelijk aantal verplaatsingen toegekend worden en is dus niet gebonden door het maximumbedrag van de maandvergoeding. Iemand die in het kader van zijn beroepswerkzaamheid bijvoorbeeld twintig verplaatsingen per maand van minimum zes uur maakt, heeft dus recht op twintig keer de forfaitaire dagvergoeding van 16,73euro.

Maandelijkse forfaitaire vergoeding

Aan personen die een reizende functie uitoefenen kan een maandvergoeding van maximaal 267,68euro worden toegekend. De minimumverplaatsingsduur van zes uur opgelegd bij de dagvergoeding, is niet vereist bij de maandvergoeding. Er is evenmin een vereiste inzake de afstand. De maandelijkse forfaitaire vergoeding mag nooit hoger liggen dan zestien keer de dagelijkse vergoeding voor een personeelslid met voltijdse prestaties.

Aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten

Een aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding kan worden toegekend indien de werknemer op verplaatsing moet logeren. Deze vergoeding mag niet worden toegekend als het personeelslid over gratis huisvesting beschikt. Het gendexeerd bedrag bedraagt 125,50euro/nacht.

Er geldt een cumulverbod van de dagvergoeding met maaltijdcheques.

Buitenlandse dienstreizen

Ook hier geldt als ernstige norm het forfait voor buitenlandse dienstreizen van overheidsambtenaren. Deze bedragen zijn afhankelijk van land tot land. Het MB van 2juli 2018 stelt vanaf 6juli 2018 de nieuwe dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen vast. De vergoedingen vermeld onder categorie 1 mogen worden toegepast voor zakenreizen die minder dan dertig dagen duren. Voor langere dienstreizen zijn de vergoedingen van categorie 2 van toepassing.

Deze dagvergoedingen dekken de uitgaven voor eten, drank en andere kleine uitgaven (plaatselijke vervoerskosten zoals tram/bus/metro/taxi, fooien, lokale telefoongesprekken, versnaperingen). De reiskosten naar de bestemming en terug worden hierdoor niet gedekt, evenmin als de overnachtingskosten.

Indien de werkgever de hotelrekening terugbetaalt en die rekening ook maaltijden en/of kleine uitgaven omvat, dan moet de forfaitaire vergoeding worden verminderd met 15% voor het ontbijt, 35% voor het middagmaal, 45% voor het avondmaal en 5% voor de kleine uitgaven. Voor de dag van vertrek en de dag van terugkeer mag een halve belastingvrije dagvergoeding (50%) worden toegekend.

Ook hier geldt een cumulverbod met maaltijdcheques.

Representatie

Deze vergoeding dekt kosten in verband met het bijwonen van culturele, sportieve en sociale manifestaties met zakenrelaties, allerlei kosten in verband met het frequente onthaal en bezoek van zakenrelaties, kosten voor kleinere relatiegeschenken, kosten ingevolge contacten met klanten en leveranciers. Uit rulings leiden we een maandelijks forfait af van 30euro tot maximaal 125euro. Dit is sterk afhankelijk van het functieniveau van de betrokken werknemer en het vereiste klantencontact dat erbij hoort.

De visie van de rulingdienst is dat, indien gewerkt wordt met dagvergoedingen/vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen, de representatiekosten beperkt moeten worden tot 50euro per maand, ook al wordt dergelijke vergoeding slechts nmalig toegekend.

Ook hier moet men rekening houden met de aftrekbeperking van representatievergoedingen in de vennootschapsbelasting.

Reinigen specifieke beroepskledij

Voor het reinigen van specifieke beroepskledij (overall, werkbroek, t-shirt en werkvest) keurt de rulingcommissie een maandelijks forfait van 25euro goed.

 

facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail